校长办公室、对外交流与合作办公室（以下简称“校办”）是我校行政管理的综合办事机构，承担着综合协调、督查督办、公文处理、会议组织、信息收发、统计上报、机要保密、外事管理、合作交流、组织重要活动、综合管理服务等工作，具有上下沟通、左右协调、内外联络的重要职能。校办以“服务至上，效率为先”为理念，其主要工作职责是：

一、校长办公室主要职责

（一）公文流转

1.负责上级行政来文及校内公务文书的收发、流转、查阅、归档（主要包括上级行政文件、上级对我校请示的批复、学校文件、校领导对部门请示的批复等）。

2.负责根据校领导提出的议题拟订校长办公会议议程，准备好相关会议材料，做好会议记录，完成会议纪要的编写、印发及相关内容的抄告。

3.负责起草或审核、印发以学校名义发布的各类行政公文。指导各部门、学院的二级行政公文制发及人员培训,组织开展专项交流观摩等工作。

4.负责根据校领导要求起草学校行政工作计划、总结、报告、决定、中长期规划和校领导重要讲话。

5.及时登陆教委网站、接收教委发布和下达的各类信息供领导流转阅示。定期编印被教委选用的我校信息供领导参考。

（二）督查督办

1.督促检查行政工作计划、会议重要决定、领导重要批示和交办事项的执行落实情况。

2.及时审核需在校园网首页发布的信息。关注校园网发布的重要信息。协调校园网（外文版）建设、信息发布及更新维护工作。

3.搞好学校信息文秘网络建设、信息文秘人员培训指导工作，根据教委工作要点及我校教育发展实际情况制定工作计划、明确报送要点，及时报送我校重要信息。

4.代表和协助校领导受理群众来信、来电、来访、关注“校长信箱”，做好校领导批示的重要信访查办工作，督促相关部门及时处理重要信件，做到件件有回复。

5.及时登陆教委网上信访专用通道，认真处理教委及上级领导部门批转的信访信件，做到件件有答复，并以传真等形式适时向上级报告处理情况。总结每月信访情况，按教委要求做好信访零报告工作。

（三）综合协调

1.负责组织全校性行政类大型会议（活动），根据需要做好会议记录及录音、，整理会议纪要及领导重要讲话。协调由职能部门召开的以学校名义举行的各条块会议（活动）。制作每周会议表并上网。

2.负责发布各类全校性的行政事务通知或实时性事务通知。

3.会同有关部门及时处理突发性事件，必要时通报主管校长到位。

4.积极参与、协调学校文明单位、综合治理、平安校园等重大工作。

5.会同有关部门组织实施信息公开工作，根据学校要求做好与广大师生员工、社会各界的情况通报、沟通联络。

6.组织汇总全校性综合统计与信息，及时填报各类教育年度报表。

7.负责《上海教育年鉴》及《浦东年鉴》二工大部分的编写并及时上报。

8.负责组织《上海第二工业大学年鉴》的编写、印制及发放工作。组织编写学校大事记。

（四）公共服务

1.负责推进学校行政办公系统建设与无纸化办公等工作。做好行政办公系统用户管理（开户、销户、初始密码设置等）及人员培训，解答并协调处理系统使用过程中的相关问题。

2.负责学校视觉形象系统的编制、调整及规范使用，保证学校标识、信封、信纸、贺卡和各级领导名片等的规范印制。

3. 按照《上海第二工业大学公务接待管理办法》做好各级领导、兄弟单位、重要来宾来访等公务接待工作。做好与各级政府部门、兄弟高校、社会各界的重要联络联谊工作。

4.根据《上海第二工业大学印章使用规定》负责管理和规范使用校印和校长印章（学校公章外借须经法人代表同意）。做好学校二级行政单位各类印章的制发、更换与回收销毁工作。

5.负责审核、开具学校行政证明、介绍信及授权委托书等。按细则负责制发学校合同章和法人委托书（细则另附）。

6.负责校行政领导和本部门办公用品及消耗性材料的采购（领用）、保管、分发登记、维护维修、处置报废和固定资产管理等工作。

7.负责校际交往礼品的筹制、保管、领用登记和接受礼品的保管、登记、陈列、移交等。

8.及时更新校办及综合档案网页、行政办公系统（首页）信息，每周至少一次。

（五）档案建设

1.制定本校档案工作规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

2.负责收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索全校各类档案，做好档案资料的开放、利用工作。

3.负责推进档案信息化建设，做好档案管理系统和综合档案网的日常维护、更新工作，逐步进行库藏重要档案的数字化以建立档案信息资源库，实现电子文件归档和数字档案全文查询。

4.负责全校兼职档案员业务培训、评比表彰。开展校际间档案工作的交流活动。

5.做好以库藏全部档案为对象的全宗介绍、案卷目录、卷内文件目录等手工检索工具的编制。

6.做好专题汇编、科研成果汇编、基建工程简介、组织机构沿革、大事记、年鉴等编研工作。

二、对外交流与合作办公室主要职责

（一）外事管理

1.研究制订本校外事工作制度和工作规划，协调、处理本校重大外事工作和涉外活动事务。

2.根据《上海第二工业大学外事工作管理办法》，做好各项外事工作。

3.根据学校发展及校领导要求，规划、协调、实施、拓展各类中外合作办学项目，开展各种国际及地区性交流合作。

4.及时发现、了解学校外事活动动态及产生的问题，开展调查研究，为主管校领导决策提供意见和建议。

5.负责学校因公出国(境)、赴港澳台地区人员办理护照、通行证、签证签注手续，做好出访教育及因公护照管理工作，做到派出前明确要求，归国后及时汇报（书面总结报告）。

6.负责国际会议、外事参观访问等活动的报批、组织、协调工作。

7.协调、指导相关部门依法做好本校外籍教师的管理、服务工作。认真接待和受理涉外人员来信来访。配合有关部门妥善处理各类涉外事件。

8.负责学校涉外人员的对外政策、外事纪律宣传、教育、培训。配合上级及有关部门做好相关专项检查。

（二）交流与合作

1.协调、规范全校性校企校社合作项目的开拓及实施。协调做好“三区联动”（园区、校区、社区）、老总沙龙、金桥企业家联谊、校企合作协议签署等工作；联络各相关企业协会、行业协会及成员单位。

2.负责协调市、新区各项校企合作人才培养相关工作。与市、区政府的劳动保障部门联系，协调技师学院开展考证、培训、督导等各项日常工作；协调开展金桥职业技能培训中心培训事宜。

3.负责学校教育发展理事会日常工作，做好与各理事单位企业的联络服务。提出理事会成员增补、调整方案；及时更新教育发展理事会网页。

4.负责校友会日常工作，组织做好与广大校友的联络与服务。编印《校友会通讯》。做好重点校友的跟踪服务，收集校友对母校改革与发展的建议，充分挖掘和利用校友资源；及时更新校友会网页。