为将我校对外交流活动纳入有序、健康管理轨道，实行学校外事活动立项管理，特制定本细则。

一、外事计划的制订原则为按需派遣（邀请）、综合考虑、确保经费。
1.派遣出国(境)要突出重点，符合学科、科研、管理梯队建设需要。邀请外籍专家来校讲学要列入教学计划，根据情况落实听讲人、合作教师和翻译。
2.选派出国要综合考虑候选人的政治思想、业务情况、外语水平、健康状况、年龄条件以及梯队建设、骨干教师和管理干部培养等多种因素。
3.对外交流活动必须厉行节约，讲求效益，同时充分挖掘潜力，无论“派出、请进”都必须考虑经费因素。在一般情况下，全部费用由学校行政经费支付的“派出、请进”项目，由学校统筹考虑；国(境)外费用由对方支付的“派出”及部分费用由对方支付的“请进”项目可酌情考虑；全部费用由对方支付或由院系、部门、个人自筹资金的“派出、请进”项目，也须按规定上报待批。
4.未经外事办公室审核，不得对外允诺“请进”或“派出”。对国际学术会议的参会邀请或通知，如属一般性通知而无经费保障，或属外语水平未过关、健康条件不允许等情况，均不予考虑。

二、外事计划一般分为出访计划、来访计划、以及外国文教专家短期访问计划和长期聘请计划。各院系、部门在编报年度外事计划时要根据不同性质，分门别类上报。
l.出访计划原则上提前3个月上报，包括由院系、部门组团或派出，以及上级业务主管部门等组团出国、出境考察、培训、参加会议及进修、合作研究等项目。上报时应尽量详细说明出访理由及经费来源等，一项活动访问的国家或地区一般不超过两个。学校组团及校领导出访视计划情况而定。
2.来访计划,特别指大型国际组会活动一般提前6个月上报，包括由院系、部门主办或承办，规模在20人以上的涉外或涉台研讨会、培训班、体育比赛，以及拟邀请中外省部级以上官员出席的各类涉外活动，并附详细提纲、经费来源及预算说明。一般的来访可参照“外事接待工作管理办法”。
3.聘请短期(一个月至六个月)和长期(六个月以上至一学年)外国文教专家，包括教授语言和专业课程的专家或教师，由院系、部门提出意向。

三、各院系、部门应根据外事计划管理的指导思想，综合考虑教学、科研、管理等活动安排，于每年11月底之前将本单位下一年度的外事计划送达校外事办公室。

四、院系、部门上报的出访计划和大型来访活动均须经外事办公室报校长办公会议审议后，报校党委审核批准。

五、年度外事计划经学校批准后，即应严格遵照执行。未列入计划的组团出访活动原则上不予审批。确实难以列入年度外事计划的小规模出访项目，应本着有利于提高科研和教学水平的原则，以学术交流为主，从严控制，并在落实经费的前提下，按上述程序单独申报。