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上海第二工业大学关于进一步规范文书处理工作的通知
发布日期:2011-05-16 03:43:54    来源:校长办公室    作者:admin

 

党政机关各部门,直属各部门,工会、团委、妇委:
        文书处理过程是严密的系统程序,为了进一步加强学校文书处理工作的规范性,根据国家公文处理和档案工作标准的有关规定,并结合我校实际,现对有关事宜通知如下:
一、关于收文处理的几个问题
1、登记:收文登记是文书处理的第一个环节,因此要清晰醒目。为了加快公文和档案的系统管理的步伐,以及文书的归档要求,办公室收发秘书在收文登记时,使用《上海第二工业大学党政收文目录》(附件1)、《上海第二工业大学公文收文处理单A4》(附件2)《上海第二工业大学公文收文处理单B5》(附件3)电子模板,计算机录入“收文处理单”上“收文日期”、“收文号”、“来文单位”、“来文字号”、“来文缓急”、“文件标题”要素。“拟办意见”、“领导批示”、“校领导及部门领导传阅签字”等要素可为手写,签字时要用黑色水笔或钢笔。一般性收文不填写“收文处理单”,只作为资料传阅、留存或归档。
2、编号:需由上海第二工业大学承办的收文填写“收文号”,且编年度流水号;无须由上海第二工业大学承办的上级来文分别按来文单位编年度顺序号;只作为资料留存的收文填写传阅单即可。
3、拟办:为避免重复、交叉办文,党委系统的收文,由党委办公室负责人在一份收文处理单上提出拟办意见,并送分管领导批示、相关领导传阅、部门承办,相同余份文件只作留存;行政系统收文,由校长办公室负责人在一份收文处理单上提出拟办意见,并送分管领导批示、相关领导传阅和职能部门承办,相同余份文件只作留存。
4、流转:需要由职能部门传阅的文件,则要流转各传阅部门,由部门负责人传阅后签字或填写意见;需部门办理的文件,且内容、要求具体的,可将复印件转送给承办部门,但承办部门负责人须在原件《上海第二工业大学公文收文处理单》上“校领导及部门领导签字”栏中签收,流转结束后填写办理结果。
二、关于发文审核和流程规范的问题
1、凡以“中共上海第二工业大学委员会”和“上海第二工业大学”名义印发的党政红头文件,须按照中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》、国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及我校根据有关规定,结合实际制定印发的[2002]57号《上海第二工业大学行政公文处理办法》中“公文办理”的规定处理。即:发文办理的基本流程是:拟稿,初审,核稿,会签、签发,编号,发前复核、用印,发送。
2、党委系统和行政系统发文,在办理流程中,部门要将已经初审的文稿分送党委办公室和校长办公室核稿。核稿须由两办分别统一核稿、编号、发送。两办审核公文的重点是:是否符合国家法规、政策要求;是否确有行文必要;是否符合公文体式和文字规范。
3、为了使发文更加规范,并符合归档要求,党委系统发文均由党办核稿、编号,由相关书记签发;纪委发文由纪委书记签发;工会发文由工会主席签发;团委发文由团委书记签发。经由领导签发后的发文方可编号。编号分别编流水大号;编号不得重复、不得空号。编号后因特殊原因未发的文件应予取消编号。
3、发文登记须按流水号计算机录入《上海第二工业大学党政发文目录》(附件3),原手抄《发文簿》不再使用。
三、文件的立卷归档等问题
1、公文办理完毕后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文正本和有关材料整理立卷。专题会议文件由管理会议文件的工作人员负责整理,移交兼职档案员归档。绝密文件办结后应随时归档。
2、为了进一步提高档案的利用效率,学校发文在实行原来由各部门按问题组卷的办法外,由党委办公室和校长办公室分别按流水号再行组卷作为资料归综合档案室。
3、没有存档和参考价值的文件原件和重复文件,经档案管理员和有关领导鉴别,可定期销毁。销毁密级文件,要履行登记手续,经两办负责人批准后由二人以上监销。个人不得以任何理由销毁文件。
 
 
附件:
1、《上海第二工业大学党政收文目录》
2、《上海第二工业大学公文收文处理单A4》
3、《上海第二工业大学公文收文处理单B5》
4、《上海第二工业大学党政发文目录》
 
注:以上附件见校办主页校内服务一栏
 
 
 
                                党委办公室、校长办公室
                                 二○○七年三月八日

 

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