为了适应本校档案工作日益发展的需要，根据《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等法规文件有关规定，结合本校实际情况，按照档案内容和载体的特征，特编制了上海第二工业大学档案分类方案，现共分为党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基建（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）、电子（DZ）、实物（SW）、专题（ZT）档案等十三大类。

一、党群类和行政类档案

根据学校党群和行政管理工作中形成的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号。党群（DQ）档案按不同分类号分为：11党办，12纪检、监察，13组织，14宣传，15统战，16工会、妇联，17团委；行政（XZ）按不同分类号分为：11校办，12人事，13审计，14保卫，15档案、图书，16总务后勤并根据保管期限按永久、长期、短期顺序排列，编制案卷号。

档案号编制形成以年度号、党、政档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — DQ ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

二、教学类档案

根据本校教学档案主要包括教学管理、教学时间、教学研究、成人教育等工作内容形成的特点编制用于组成档号的二级类目代号排列组卷。其教学（JX）档案按不同分类号分为：11综合，12学科与实验（实训）建设，13招生，14学籍管理，15课堂教学与教学实践，16学位，17毕业就业，18教材，19成教。另根据学校教育层次在二级类目后设立三级类目，按不同教育层次分为：11本科，12大专，13中专，14培训。并根据保管期限按永久、长期、短期顺序排列编制案卷号。档案号编制形成以年度号、教学档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — JX ×× ×× — 1-n

三、科研类档案

根据本校科研档案主要以科研管理与按学科科研项目内容编制用于组成档号的二级类目代号。其科研（KY）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按科研课题，并根据科研阶段排列编制案卷号。

档案号编制形式以年度号、科研档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — KY ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，综合类用自然年度。项目用完成年度。

四、基建类档案

基建档案主要按基建管理与工程项目编制用于组成档号的二级类目代号。其基建（JJ）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按基建单体工程项目。

档案号编制形式以年度号、基建档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — JJ ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，综合管理用自然制度、项目用竣工年度。

五、仪器设备类档案

仪器设备档案按设备管理与设备型号编制用于组成档号的二级类目代号：（并参照国家教委1989年5月编制的高等学校固定资产分类目录），其设备（SB）档案按不同分类号分为：11综合，[12]按仪器设备项目。档案号编制形成以年度号、设备档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — SB ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，年度用仪器设备购置的年度。

六、出版类档案

出版档案按出版管理、报纸、刊物、书稿、音像编制用于组成档号的二级类目代号。其出版（CB）档案按不同分类号分为：11综合，12报纸，13刊物，14书籍，15音像。

档案号编制形式：以年度号、出版档案分类号、案卷号三部分组成。

如：20×× — SB ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，年度用出版物年度。

七、外事类档案

外事档案按外事管理、出国出境、来校、国际合作与会议编制用于组成档号的二级类目代号。其外事（WS）档案按不同分类号分为：11综合，12出国出境，13来校，14国际合作与会议。

档案号编制形式：年度号、外事档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — WS ×× — 1-n

八、财会类档案

财会档案按财务管理、会计报表、会计帐册、会计凭证、工资清册编制用于组成档号的二级类目代号。其财会（CK）档案按不同分类号分为：11综合，12报表，13帐册，14凭证，15工资清册。

档案号编制形式：以年度号、财会档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — CK ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水。类目报表、帐册、凭证按年、月顺序案卷号。

九、声像类档案

声像档案按声像管理、照片、录音、录像编制用于组成档号的二级类目代号，其声像（SX）档案按不同分类号分为：11综合，12照片（含缩微胶片），13录音带，14录像带（含影视胶片），15幻灯片。16光盘。

档案号编制形式：以年度号、声像档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — SX ×× — 1-n

案卷号按最下位类目流水，年度按自然年度。

十、电子公文类档案

电子档案按管理、光盘、软盘编制用于组成档号的二级类目代号，其电子（DZ）档案按不同分类号：11综合，12光盘，13磁带，14磁盘，15其他。

档案号编制形式以年度号、电子档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — DZ ×× — 1-n

十一、实物类档案

实物档案主要包含本校荣获的奖状、奖牌、奖章、奖杯、证书、锦旗和纪念品、礼品等。实物档案一级类目为SW。

档案号编制形式：以年度号、实物档案分类号、案卷号三个部分组成。

 

 

如：20×× — SW XX — 1-n

 

 

 

 

案卷号、年度号按实物形成年度。

十二、专题类档案

专题档案主要包含本校教学评估（JP）、精神文明创建（JC）、健康校园创建（KC）等台帐档案。专题档案一级类目为ZT。

档案号编制形式：以年度号、专题档案分类号、案卷号三个部分组成。

如：20×× — ZT  XX — 1-n