文书档案是记述和反映本校管理工作中直接形成的文件材料，根据国家档案局有关文书档案管理规范，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、归档范围和保管期限（详见附件）
（一）上级机关的文件材料
1. 上级机关召开的重要贯彻执行的会议重要文件材料；
2. 上级机关颁发的属于本校教学工作业务需要执行的文件材料；
3. 上级领导视察、检查学校工作时的重要指示、讲话、题词等文件材料。
（二）本校形成的文件材料
1. 党群工作
本校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、妇委、团委等组织，召开各种重要会议文件、讲话稿、年度工作计划、总结、干部任免处理工作决议、决定、年报、获奖、评比组织、改选的结果与批复等文件材料。
2. 行政管理
（1）本校行政召开各种工作会议记录、工作计划、总结、重要人民来信、调查报告、管理制度、历史沿革、大事记、合同、协议、学术活动、校史、校友、校庆和对外印发、转发属业务要执行等文件材料；
（2）各部门的年度计划、总结及下发各类文件材料与有保存价值的文件材料；
（3）人事保卫：有关人事、劳资、人员编制、劳资材料、离退休人员名单、待遇、干部任免、教职工录用、调配、培训、评聘用技术人员职称、教职工工资调整、转定级、社会保障、养老金报表、师生等情况调查、处分、治安保卫、消防安全等文件材料；
（4）监察审计：本校监察、审计形成的规章制度、工作计划、总结、调查报告、统计报表等文件材料；
（5）总务后勤：房屋管理、防汛、爱国卫生、公费医疗、教职工保健工作、伙食、绿化工作文件材料；
（6）档案图书：工作计划、总结、发展规划、统计年报、与校外交流合作、档案室介绍等文件材料；
（7）资产管理：科研、外事、教务、学生等部门形成的文件材料参见其它档案管理制度。
二、不归档文件材料的范围
（一）上级机关发来的文件材料
1. 任免、奖惩非本校工作人员的文件
2. 发来供参考的、不办的文件
3. 征求意见未定稿的文件
（二）本校文件材料
1. 重份文件；
2. 一般事务性、临时性无参考价值的文件；
3. 未经会议讨论、未经领导审阅签发的文件草稿；
4. 从正式文件等上摘录的供工作参阅的非证明材料；
5. 一般性建议、意见的人民来信；
6. 联系工作的一般介绍信、便条、证明信、文件催办信、签发单等；
7. 一般性的学习性会议、座谈会议记录及个人工作、学习笔记本等；
8. 为参考目的从各方面收集来的文件材料。
三、归档时间及份数
1. 归档时间：各部门在第二年六月底前整理完毕，向档案部门移交归档；
2. 归档份数：一般归档一份，重要的或利用频繁的文件材料，可酌情增加份数。
四、归档手续和要求
1. 归档的各类文件材料，应由文书处理部门或有关业务部门整理立卷，经档案部门审核验收通过后，方可办理移交手续归档；
2. 归档的文件材料，应遵循文件形成规律和特点，保持文件材料之间有机联系，便于保管和利用；
3. 归档的文件材料，必须齐全、完整、系统、书写材料耐久、字迹工整、格式统一、装订整齐、案卷格式应符合规范要求；
4. 归档各类文件材料，签署手续应齐全，并符合规范要求；
5. 归档时必须履行交接手续，认真填写移交清单，一式二份，交接方各留一份。
附：
党群类档案收档范围和保管期限表
DQ11、 党务综合
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级党组织关于党的建设的文件材料 | 永久 或 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 本校党代会文件材料 | | |
| ① | 大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等 | 永久 | |
| ② | 提案及办理情况；会议简报、会议情况、会议记录、小组会议记录等 | 长期 | |
| ③ | 参考文件：工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 | 短期 | |
| 3 | 本校党委会、党委扩大会、书记校长联席会、党委中心组签到会议记录、纪要 | 永久 | |
| 4 | 校领导民主生活会会议签到、会议记录、上报材料 | 长期 | |
| 5 | 常务工作例会记录 | 长期 | |
| 6 | 党委工作计划、报告、总结 | 永久 | |
| 7 | 党委发布的决定、办法、规定、通报、工作简报、通知等 | 永久 | |
| 8 | 以党委名义召开的工作会议材料 | 永久 | |
| 9 | 精神文明建设文件材料 | 长期 | |
| 10 | 党群系统启用印章的文件 | 永久 | |
| 11 | 党委工作检查评估材料 | 长期 | |
| 12 | 文明单位建设检查评估材料 | 长期 | |
| 13 | 群众来信、来访及处理材 | 长期 | |
| 14 | 校党委和上级党委调研、检查、巡视本校工作形成的文件材料 | 永久 | |
| 15 | 校党委关于国家安全、保密、秘书、信息工作的文件 | 长期 | |
| 16 | 党委各部、委、办、院党委报校党委的报告、请示及批复 | 长期 | |
| 17 | 党委与外单位联系、协商工作的来往文件（重要的） | 长期 | |
| 18 | 党委大事记 | 长期 | |
| 19 | 校党委主要领导参加上级会议的发言稿、发表的文章等材料 | 永久 | |
| 20 | 校领导参加上级常务工作会议带回的文件材料 | 长期或 短期 | |
| 21 | 收发文登记簿（部门保存） | 短期 | |
| 22 | 全校月份工作安排 | 短期 | |
| 23 | 校党委发文的电子版 | | |
| 24 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 25 | 获得市级以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
DQ12、纪委监察
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于纪检、监察、信访工作的文件 | 永久 或 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 本校纪检、监察、信访工作规章制度、大事记 | 长期 | |
| 3 | 本校纪检、监察、信访工作计划、报告、总结、通报、通知、调查材料 | 长期 | |
| 4 | 纪检、监察、信访工作重要统计材料 | 永久 | |
| 5 | 纪检、监察、信访会议记录、纪要 | 长期 | |
| 6 | 党员处分、复查材料 | 长期 | |
| 7 | 监察权限内的处分、复查材料 | 长期 | |
| 8 | 群众来信、来访及处理材料 | 长期 | |
| 9 | 党风廉政建设专项治理材料 | 长期 | |
| 10 | 纪检、监察、信访工作表彰及申报材料 | 长期 | |
| 11 | 参加上级纪检、监察、信访工作会议带回的文件材料 | 短期 | |
| 12 | 收发文登记簿（部门保存） | 短期 | |
| 13 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 14 | 获得市级以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
DQ13、 组织
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于组织工作的文件 | 永久 或 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、规章制度 | 长期 | |
| 3 | 本校组织机构设置、变动的请示及决定、批复、通知 | 永久 | |
| 4 | 上级、本校科级以上干部任免、调动的请示、决定、批复、通知 | 永久 | |
| 5 | 本校科级以上干部公开选拔、竞争上岗及聘任材料 | 永久 | |
| 6 | 干部挂职、支边、知识分子工作材料 | 长期 | |
| 7 | 干部交流计划、考察报告、总结及有关管理材料 | 长期 | |
| 8 | 干部教育管理、培训方面的文件材料 | 长期 | |
| 9 | 科级以上干部名册 | 永久 | |
| 10 | 落实政策的有关材料 | 长期 | |
| 11 | 本校发展党员工作规划、计划、报告、总结 | 长期 | |
| 12 | 本校党员组织关系接、转及党员、党费管理材料 | 长期 | |
| 13 | 党员和党组织统计年报、干部统计年报 | 永久 | |
| 14 | 党支部、党员目标管理材料 | 长期 | |
| 15 | 党员名册 | 长期 | |
| 16 | 发展新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 | 长期 | |
| 17 | 党员自费留学、探亲期间保留党籍材料 | 长期 | |
| 18 | 基层党组织建立、调整、换届选举材料 | 长期 | |
| 19 | 民主评议党员工作材料 | 长期 | |
| 20 | 评选、表彰优秀党员、优秀党务工作者和先进基层党组织的文件材料 | 长期 | |
| 21 | 处分党员的文件材料 | 长期 | |
| 22 | 党建研究会材料 | 长期 | |
| 23 | 选调毕业生材料 | 短期 | |
| 24 | 出席市级以上党代会代表名单、登记表及有关材料 | 长期 | |
| 25 | 大事记、重要会议记录 | 长期 | |
| 26 | 参加上级组织工作会议带回的文件材料 | 短期 | |
| 27 | 收发文登记簿（部门保存） | 短期 | |
| 28 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 29 | 获得市级及其以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
DQ14、 宣传、党校
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于宣传党校工作的文件 | 永久 或 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 本校宣传工作计划及决定、报告、通知、总结 | 长期 | |
| 3 | 本校宣传工作规章制度 | 长期 | |
| 4 | 教职工政治思想工作动态、调查材料及重要的统计报表 | 长期 | |
| 5 | 本校中心组、党员、教职工政治学习计划、总结 | 长期 | |
| 6 | 上级有关学生思想政治工作文件 | 长期 | |
| 7 | 学校学生思想政治工作的决定、通知、条例 | 长期 | |
| 8 | 学校学生思想政治工作计划、报告、总结、典型调查材料 | 长期 | |
| 9 | 各学院学生政治思想工作人员名单 | 长期 | |
| 10 | 反映本校各方面工作情况的报纸、校报《二工大报》 | 长期或 短期 | |
| 11 | 本校精神文明建设材料 | 长期 | |
| 12 | 上级关于普法工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校的文件 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 13 | 本校普法工作规划、计划、总结材料 | 长期 | |
| 14 | 本校思想政治工作动态及调查材料 | 长期 | |
| 15 | 宣传思想工作表彰及申报材料 | 长期 | |
| 16 | 大事记、重要会议记录 | 长期 | |
| 17 | 参加上级宣传思想工作会议带回的文件材料 | 短期 | |
| 18 | 上级关于党校工作的文件材料 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | 长期 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 19 | 党校工作计划、总结、规章制度 | 长期 | |
| 20 | 党校工作表彰及申报材料 | 长期 | |
| 21 | 党校培训班材料 | 短期 | |
| 22 | 校园文明建设简报 | 短期 | |
| 23 | 本部门发文的电子版 | | |
| 24 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 25 | 获得市级及其以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
| 26 | 重要活动、展览中形成的多媒体及脚本 | | |
| 27 | 上级关于校报编辑出版工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需要长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 28 | 校报编辑出版工作规章制度 | 长期 | |
| 29 | 校报出版工作年检报告、批复及统计报表 | 永久 | |
| 30 | 校报编辑出版工作表彰及申报材料 | 长期 | |
| 31 | 《二工大学报》 | 永久 | |
DQ15、统战
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于统战工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 本校统战工作计划、决定、报告和总结 | 长期 | |
| 3 | 本校统战工作规章制度 | 长期 | |
| 4 | 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 | 永久 | |
| 5 | 校领导与党外人士联系交友的材料及统战工作网络人员名册 | 短期 | |
| 6 | 本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料 | 永久 | |
| 7 | 本校各民主党派总支（支部）负责人、成员名册及换届选举材料 | 长期 | |
| 8 | 本校侨务（台港澳）、少数民族、宗教工作材料 | 长期 | |
| 9 | 统战工作表彰及申报材料 | 长期 | |
| 10 | 重要会议记录、大事记 | 长期 | |
| 11 | 参加上级统战工作会议带回的文件材料 | 短期 | |
| 12 | 发文登记簿 | 短期 | |
| 13 | 本部门发文的电子版 | | |
| 14 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 15 | 获得市级及其以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
DQ16、 工会、妇委
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于工会、妇委工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 工会、妇委工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计 | 长期 | |
| 3 | 本校工会、妇委工作规章制度 | 长期 | |
| 4 | 工会、妇委重要会议记录、纪要、工作简报、大事记 | 长期 | |
| 5 | 本校工代会、教代会、妇代会文件材料 | | |
| ① | 通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件 | 长期 | |
| ② | 其余文件材料 | 短期 | |
| 6 | 教代会工作机构及下设工作委员会形成的文件材料 | 长期 | |
| 7 | 表彰工会、妇委工作先进集体、先进个人及申报材料 | 长期 | |
| 8 | 处分会员有关材料 | 长期 | |
| 9 | 基层工会组织统计报表 | 永久 | |
| 10 | 工会权限内的机构调整、干部任免材料、干部名册、会员名册 | 长期 | |
| 11 | 校、院、机关工会举办的重大活动材料 | 长期 | |
| 12 | 教职工运动会材料 | 长期 | |
| 13 | 本校出席上级工代会、教代会、妇代会代表名单、登记表等材料 | 长期 | |
| 14 | 民事调解工作材料 | 长期 | |
| 15 | 参加上级工会会议带回的重要文件材料 | 短期 | |
| 16 | 收发文登记簿（部门保存） | 短期 | |
| 17 | 本部门发文的电子版 | | |
| 18 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 19 | 获得市级及其以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |
DQ17、 团委
| 序号 | 类目名称 | 保管期限 | 备注 |
| 1 | 上级关于共青团工作的文件 | 长期 | |
| ① | 针对本校需长期贯彻执行的办法、规定等 | |
| ② | 其余文件 | 资料 |
| 2 | 校团委工作计划、报告、决定、总结、重要会议记录、大事记 | 长期 | |
| 3 | 校团委工作规章制度 | 长期 | |
| 4 | 团代会材料 | | |
| ① | 通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件 | 永久 | |
| ② | 其余文件材料 | 短期 | |
| 5 | 学代会文件材料 | | |
| ① | 通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件 | 永久 | |
| ② | 其余文件材料 | 短期 | |
| 6 | 团委“推优”工作材料 | 长期 | |
| 7 | 表彰和奖励先进团组织、优秀团干部、优秀团员的材料；处分团员的材料 | 长期 | |
| 8 | 团委工作检查评估材料、典型调查材料 | 长期 | |
| 9 | 团内机构设置、调整材料 | 长期 | |
| 10 | 团组织统计年报表 | 永久 | |
| 11 | 批准入团及团组织关系接、转团籍变更材料、名单和团费管理材料 | 长期 | |
| 12 | 团干部名册、团员名册 | 长期 | |
| 13 | 本校学生组织参与的各种学会、社团的文件 | 长期 | |
| 14 | 暑期大学生社会实践活动材料 | 长期 | |
| 15 | 团委牵头进行的重大活动的有关材料 | 长期 | |
| 16 | 社团活动、社会实践有关材料 | 长期 | |
| 17 | 校、院团委组织的其他有意义、有特色的活动材料 | 短期 | |
| 18 | 学生会工作计划、总结、简报 | 短期 | |
| 19 | 学生会各学会、社团活动的材料 | 短期 | |
| 20 | 参加上级团、学联工作会议带回的文件材料 | 短期 | |
| 21 | 收发文登记簿（部门保存） | 短期 | |
| 22 | 本部门发文的电子版 | | |
| 23 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | | |
| 24 | 获得市级及其以上部门表彰的奖状、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | | |