第一章  总  则

第一条  根据《中华人民共和国档案法》、国家教委《普通高等学校档案工作规定》、《上海市档案条例》等法律、法规和规章，特制定本条例。
第二条  学校档案工作是学校工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量、科学水平和管理水平的一个重要标志。因此，学校领导，各部门负责人要把档案工作纳入本部门工作计划和工作议事日程，加强领导，做好档案的布置、检查、总结、验收工作。
第三条  综合档案，是指学校从事教学、科研、党政管理及其他各项活动直接形成的在学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第四条  严格部门立卷归档制度。学校各门类、不同载体的档案，必须实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。

第二章  职能机构

第五条   我校档案工作，接受上海市教委的领导，同时接受上海市档案局的指导、监督和检查。
第六条  成立由校领导为主任、有关职能部门负责人为委员的学校档案工作委员会，领导全校档案工作。
第七条  学校综合档案室是学校档案工作委员会的常设工作机构。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的职能部门。
综合档案室应配备政治上可靠，具有一定文化水平和专业知识，懂计算机管理，热爱档案专业，有一定组织和管理能力，忠于职守，工作认真踏实的人员担任。综合档案室设主任一名，副主任一名，专业档案人员若干名。
第八条  各职能部门有一位负责人主管本部门的档案工作，并确定一名兼职档案员具体承办本部门的档案工作。
第九条  学校档案工作委员会的基本任务：
（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，领导全校档案工作。
（二）审核学校档案工作规定及规章制度。
（三）研究并决定档案工作的重大事宜。
（四）协调并解决档案工作中存在的问题。
第十条  学校综合档案室的基本任务：
（一）组织起草学校档案工作文件、工作计划等。
（二）制定学校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
（三）负责全校兼职档案员的培训。
（四）负责接收（征集）、整理、分类、保管、鉴定和统计等学校各类档案及有关资料工作，指导、检查、协助各部门做好立卷工作。
（五）编制检索工具，做好计算机辅助档案管理工作。
（六）开展档案的开放、利用和服务工作。
（七）严格执行保密制度，加强库房的科学管理，确保档案的完整、准确与安全。
第十一条  各立卷部门档案工作的基本任务和兼职档案员职责：
（一）遵循国家关于档案工作的法令、政策和规定，按综合档案室有关规定做好各项档案工作。
（二）认真负责地收集本部门在学校工作中产生的各类文件材料，并做好文件材料的形成、积累、整理、保管和预立卷工作，督促本部门相关人员注意材料的同步积累。
（三）各部门兼职档案员要遵纪守法，维护本部门档案的完整与安全，积极参加档案业务知识培训。
（四）按照各类档案归档范围和保管期限要求，将材料正确组卷、装订，及时移交给综合档案室。

第三章  档案的收集、立卷、归档

第十二条  学校主管档案工作的校领导，各部门主管档案工作的负责人，都应把档案的收集、立卷、归档工作、列入自己的职责范围，并督促有关部门、有关人员认真做好工作。
第十三条  各部门各类文件的归档范围和保管期限，由兼职档案员按照《上海第二工业大学档案管理归档范围和保管期限表》的要求，加以系统整理组卷，编排件号、页号，填写卷内目录，卷内备考表，确定保管期限，由部门负责人签名并装订后向综合档案室移交。综合档案室负责业务指导及档案的检查、验收。
第十四条  根据谁主办谁立卷谁归档的原则，立卷归档必须分工明确，协同配合。
第十五条  归档时间和手续：
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；各教学部门和按教学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；科研、基建、设备等部门，应在项目完成或设备运行后两个月内归档。
（二）凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本以外，另将复制件送主办单位保存。
（三）接收档案必须履行移交手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方必须签名。
第十六条  个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
第十七条  学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定，验收时，必须由档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第四章  经费、库房和设备

第十八条  学校档案工作所需要经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。
第十九条  学校要为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房应与办公、阅档室分开。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库架，配置防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温设施。
第二十条  学校要为档案信息化建设提供必需的计算机、打印机等设备。实施计算机管理。

第五章  类目划分与标识

第二十一条  按照高等学校档案实体分类法，本校档案设置十一个一级类目：党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、产品生产与科技开发（CP）、基建（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX），在一级类目下，根据具体情况设置相应的二级类目，如党群下设：党务综合、组织、宣传等，这些类目一经确定后不得自行更改（详细类目表另定）。

第六章  鉴定和统计

第二十二条  综合档案室应根据档案保管期限的原则规定，对已满期的档案进行鉴定。
第二十三条  鉴定工作由档案室主任，有关档案人员及有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定，经主管校长批准后，方可销毁。
第二十四条  综合档案室要按市档案局和市教委的要求，及时报送各种统计报表。
第七章  利用与开放

第二十五条  综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持有关证明方可查阅。如涉及重大问题和机密的，需经档案室主任同意。
第二十六条  对于重要的珍贵的档案或资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经档案室主任批准。
第二十七条  各部门档案的收集、立卷、归档工作，应纳入部门主管负责人的考核内容之一。

第八章  考核、奖励与处罚

第二十八条  建立档案工作检查、考核制度，明确岗位职责，由学校档案工作委员会对档案工作优秀的部门和工作人员给予奖励，对违反有关档案法律、规定的予以处罚。
第二十九条  对部门和兼职档案员的考核按《上海第二工业大学部门档案考核标准》实施操作。

第九章  附  则

第三十条  本规定自二00三年六月二十七日起执行。本规定由综合档案室负责解释。