按照高等学校档案实体分类法的原则，结合我校实际情况，确定统一的实体分类体系，力求体现思想性、科学性和适用性，特编制本方案。

（一）、类目的标识与划分
一、一级类目的标识与划分
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即：“XING ZHENG”（行政）的简称。一级类目是我校档案实体分类的最高层位。以学校全部档案为对象，按照我校档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案集中在一起，确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
1．DQ  党群
主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料
2．XZ  行政
主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料
3．JX  教学
主要包括教学管理和教学实践活动（包括实验室管理）中形成的文件材料
4．KY  科学研究
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料
5．CP  产品生产与科技开发
主要包括产品生产与科技开发管理活动中形成的文件材料
6．JJ  基本建设
主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料
7．SB  仪器设备
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料
8．CB  出版
主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料
9．WS  外事
主要包括外事工作管理活动中形成的文件材料
10．CK  财会
主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料
11．SX  声像
主要包括反映学校教育活动和历史发展的照片、录音带、录象带等不同载体及其相配套的文字材料。

二、二级类目的标识与划分
二级类目的标识采用“双位制”。如“综合”为11，其余二级类目依次为12、13、、、、末位带0的数字不用。
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合记述和反映的内容性质，进行设置。其名称、标识符号如下：
1．DQ  党群
11 党务综合、12 纪检、13 组织、14 宣传教育、15统战、16 工会、妇委、17 团委
2．XZ  行政
11 行政综合、12人事、13监察、审计、14武装、保卫、15 总务、16 档案、图书、17 物资供应
3．JX  教学
11 教学综合、12 学科与实验室建设、13 招生、14 学籍管理、15 课堂教学与教学实践、16 学位工作、17 毕业生工作、18 教材
4．KY  科研
11 科研综合、12 按学科、专业或项目设置类目
5．CP  产品生产与科技开发
11 综合、12按产品种类或项目设置类目
6．JJ  基本建设
11 综合、12 按单项工程设置类目
7．SB  仪器设备
11 综合、12 按仪器设备种类设置类目
8．CB  出版
11 综合管理、12 出版物项目
9．WS  外事
11 综合、12 出国（境）、13 外籍人员来校、14 国际合作与会议、15 留学生工作
10．CK  财会
11 综合、12 会计报表、13 会计帐簿、14 会计凭证、15 工资清册
11．SX  声像
11 综合类目、12 照片、13 录音带、14 录像带、15 幻灯片、16磁盘、17 影视胶片、18 缩微胶片、19 光盘

(二)、档号结构、模式和标识
1． 档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
年度号由四位阿拉伯数字组成。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成。 案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。
2． 档号与模式：
档号=年度号+分类号+案卷号
档号的模式：
（20XX）——（**00）——（1–N）

案卷号（档案室）

二级类目代号
分类号
一级类目代号

年度
如库藏有多个全宗，年度号前应加全宗号。标识到文件级的，应在案卷号后面加件号。
3． 档案的标识。 采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号
分类号、案卷号或件号之间，用连接符号“——”连接

（三）、档案的实体排架
从维护档案的整体性和方便查找，按问题排序时不考虑保管期限。但在编案卷号时，同一问题的案卷，将永久、长期排在前面。档号排架按年度——类目横向排列。