第一步 预立卷
按以下顺序进行:文件分类一组卷
(一)文件分类
1、按照谁主办、谁立卷、谁归档的部门立卷归档原则,由各部门的兼职档案员负责将已办理完毕的(一般文件、需办理的文件)文件材料进行分类、整理。
2、按照归档范围,剔除无需归档的文件材料,包括上级来文中的普发件,对照本部门的收发文登记本及本部门的实际工作,检查材料是否齐全、完整、系统。
(二)组卷注意事项
1、上级机关的文件前必须有文件处理单,内容必须填写完整,卷内文件的排列顺序为:
文件处理单——上级文件——本校材料;
2、学校发文除了有正文外,还必须有发文稿纸,里面内容都必须填写并在文号处加盖公章
若正文内容与原稿有重大修改,则原稿也必须归档;若正文与原稿均为计算机打印件,且内容完全一致,则原稿不必归档;文件排列顺序为:正文——发文稿纸——原稿;
3、部门向学校或上级机关请示做某事,必须有批复(书面、口头、电话)、内部请示稿纸,所有内容都必须填写,卷内文件的排列顺序为:批复——请示稿纸——请示正文及其他材料。
4、组卷基本原则:
(1)分年度:将文件材料按其形成或针对的年度分开。
如:一般文件归入文件形成年度;
跨年度的请示与批复,归入批复年度;
跨年度的规划、计划归入文件内容针对的第一年度;
跨年度的总结、报告归入文件内容针对的最后一个年度;
跨年度的会议文件材料归入结案年度;
法规性文件,归入公布和批准的年度;
按学年处理的文件,归入专门年度;
科研、基建、设备项目分别归入鉴定、结项、竣工及引进年度;
重大活动的文件材料归入结束年度;
各类学生成绩归入专门年度;学位论文归入授予学位年度。
(2)分问题:将文件按其内容所反映的问题分开,以问题为主进行立卷;
如:会议文件,按会议的届次组卷,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷;
同一性质问题组成一卷或数卷;
非诉讼性案件材料,按立案问题或按人立卷,可以一案一卷;一案数卷;
统计、报表、名册等,按照名称组卷;
学校管理和业务活动形成的文件材料,按单一问题组卷;
工作计划、总结等文件材料,按部门责任人或活动项目组卷;
简报按名称或期号组卷;
科研、基建、设备按项目组卷,一项一卷或一项数卷。
(3)分期限:将文件按不同的保管期限分开;
(4)卷内文件按重要程度或时间顺序排列;
如:批复在前,请示在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
转发件在前,被转发件在后;
非诉讼性案件,结论性材料在前,依据性材料在后;
其他文件材料按时间顺序排列。
第二步 编写页号、编制卷内目录、填写备考表
按以下顺序进行:编写页号——编制卷内目录——填写备考表
(一)编写页号注意事项
1.卷内文件无论单面或双面只要有文字,均在每一面编写一个页号;
2.页号应用号码机加碳素墨水敲出,每卷起始号为1,号码敲在正面的右下角、反面的左下角;
3.组卷一般不得超过200页;
4.卷内目录、备考表均不编页号。
(二)填写卷内目录注意事项
1.序 号:一个文件材料为一个序号,有几个文件材料就填几个序号;以卷内文件排列的先后顺序填写,附件不编序号,一卷内有两页以上卷内目录,序号必须连写;
2.文 号:文件制发机关的发文字号;没有文件编号的就不要填写;
3.责任者:指形成该文件的部门或对文件负责的署名者;
4.题 名:即文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加[ ]号用五号或四号仿宋体打印,一行空格内可写两行,余下的写在下一空格内;
5.日 期:指本份文件形成的日期;
6.页 号:指卷内文件材料起页数的编号,有文字或图文的都要编号,每张卷内目录内最后一份文件需要写上起---止号
7.备 注:如果文件是复印件或有特殊情况,必须写明。
(三)填写备考表注意事项
1.卷内文件有关情况说明:指填写卷内文件缺损补充,移出等情况;
2.立卷人:由部门兼职档案员签名;检查人:由部门领导检查卷内文件的完整性并签名,必须由本人用碳素墨水笔亲自签名;其余内容可以用计算机填写。
第三步 装 订
按以下顺序:卷内目录——编号页码的文件材料——备考表
——拟写标题——装订——填写封面
(一)装订案卷注意事项
1.将大小不一的文件材料用裱糊、折叠的办法折成A4纸大小;
2.一定要去掉文件上的金属物(大头针、回形针等);
3.采用三孔一线装订法,线头应在后面;
4.封面太宽可折边。
(二)拟写案卷标题注意事项
1.拟写案卷标题:应简明确切,主题突出,结构完整,体式一致。一般包括卷内主要责任者,内容和文种名称三部分(不得简称本校、上级)。字数不得超过50个字(包括标点符号)。
2.标题中数字均用阿拉伯数字表示,案卷标题中除书名号、引号、顿号外,不能用其他标点符号;
(三)填写案卷封面注意事项
1.封面上的内容必须填写完整:学校全称、分类名称、案卷标题、起止日期、保管期限、件、页数、归档号前二项;
2.件、页数:是指这一本档案的总件、页数;
3.起止日期:是指这一本档案中所有文件材料形成的起止日期。
第四步 移 交
按以下顺序进行:编制移交清单——移交
(一)编制移交清单注意事项
1.移交清单必须一式二份;
2.序号:一卷为一个序号,一个部门若有两张以上的移交清单,序号必须连写;
3.归档号前二项——年份+分类号+N;
4.案卷标题:填写这一本案卷的案卷标题,其余项目也必须填写;
5.移交人和部门领导必须用碳素墨水笔亲自签名。
(二)移交注意事项
1.移交人和接受人共同对照移交清单,一一点清移交案卷数;
2.接收人在检查案卷质量完全合格后正式接收进档案室,并在移交清单上签字。