为使我校行政公文处理工作更加规范化、制度化、科学化，根据上海市政府、市教委最新实施的国家行政机关公文处理办法以及电子公文的有关规定和要求，结合学校实际情况，特制定如下办法。

第一条 公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文要求和公文处理规定进行，作到准确、及时、安全、保密。

第二条 学校负责处理公文的人员和公文具体办理人员应正确掌握和运用公文处理的原则和方法，努力提高工作效率和质量。

第三条 根据实际，适用于我校常用的公文文种主要包括：决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。具体使用范围可参照国家行政机关公文处理办法。

第四条 为提高办公效率，创建节约型校园，我校从2005年起全面实行电子公文,特殊情况下才使用纸质公文。

第五条 第二章“公文格式”和第三章“行文规则”为纸质公文要求，行政办公系统已按此要求设计好模板，自动生成电子公文的格式和行文规则。

第六条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

第七条 学校上报公文使用新办法规定的上报公文版式首页，红色版头；平行文和下发各部门的文件，使用平行文及下行文公文版式首页，红色版头。各部门向校内发文则使用紫色版头。

第八条 学校上报公文应标识签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明主办部门联系人的姓名和电话。

第九条 公文中各要素标识规则，可依照我校印制的行政公文格式样式(附件1)。

第十条 公文应按要求标主题词，词目一般不超过5个，标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。当词表中找不出准确反映公文内容的词时，可选择适当的词标注。

第十一条 公文用纸一律采用国际标准A4型纸，书写工具和材料必须符合存档要求。

第十二条 公文边页为：公文用纸天头(上白边)为37mm+1mm;公文用纸订口(左白边)为28mm+1mm;公文版心尺寸为156mm  225mm(不含页码)。

第十三条 当公文排版后所剩空白处不能容下的印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第十四条 行文应当确有必要，注重效用。

第十五条 以学校名义制发的公文，应由职能部门负责人初审，校长办公室核稿，校长或分管校长签发。

第十六条 学校所属各部门，除以下情况可直接对外行文外，原则上不得以部门名义对外行文：上级机关的职能部门要求我校职能部门直接行文；非隶属关系的平行单位、职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；对一般来函的回复。

第十七条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得越级请示。“报告”不得夹带请示事项。

第十八条 公文办理分为发文办理和收文办理。程序流程见附件2。

第十九条 发文办理的一般流程是：

1. 拟稿 ─ 行文部门草拟公文后，须经过行政办公系统按程序流转。

2. 初审 ─ 草拟的公文经过行政办公系统送行文部门主要负责人初审签字。涉及其他部门职能的事项，由拟稿部门负责协商通过行政办公系统会签。拟稿部门负责人须认真审核公文的标题、内容、格式、文种、主题词、附件、主送单位和抄送单位是否准确、规范。公文经部门负责人初审签字后经行政办公系统送校办核稿。

3. 核稿 ─ 校长办公室负责核稿。审核的重点是：是否需要行文；涉及其他部门事项是否协商并会签；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和有关要求。经核稿需对文稿进行实质性修改的，应通过行政办公系统退回行文部门进行修改。

4. 审核、签发 ─ 核稿后的公文由校办经行政办公系统送校领导审核、签发。审核的重点是：是否符合国家法规、政策要求；措施和办法是否行之有效；是否确有行文必要。以学校名义制发的上行文，由分管校长复审、会签后，校长签发；以学校名义制发的下行文或平行文，由分管校长签发。联合发文需经联署单位或部门负责人会签。公文的生效应以领导签发日期为准。

5. 复核 ─ 校长办公室对公文进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

6. 登记编号 ─ 按学校对公文统一编号的规定：以学校名义制发的公文，在校领导签发后由校办秘书登记、编号。学校发文编号由发文代字、年份和序号组成，如人事处发文编号为“沪二工大人〔  〕×号”(附件3)拟稿人应在本部门发文本上登记在案。

7. 缮印 ─ 各部门应按学校规定的公文格式打印，重要的公文实行“二次校对”制，即拟稿人校对后，部门负责人复校。

8. 发前复核、用印 ─ 以学校名义制发的公文经行政办公系统送校长办公室进行复核、盖章，校办留存备查。公文原始稿及校领导签发件由文件制发部门负责归档。

9. 发送 ─ 由主办部门负责公文的发送，做好发文签收。

10. 各部门向校内发文，由部门负责人审核签字，经行政办公系统送分管校长签发，编部门文号部门编号的发文代字不用“沪二工大×”，而是取部门名称中二到四字则可，如“人事处”部门编号可为“人事[ ]×号”。盖部门印章，由部门归档。

第二十条 收文处理的一般流程是：

1. 签收、登记 ─ 凡寄交学校的行政公文，包括电子公文，统一由校办秘书签收、拆封，登记编号。领导外出开会带回的文件，应送校办或本部门秘书按规定登记。

2. 审核 ─ 校长办公室对各部门上报需要办理的请示、报告公文，按规定事项进行审核。

3. 拟办 ─ 由秘书对登记后的文件附上处理单，经办公室主任提出拟办意见后，按规定进入办文程序，送校领导传阅或批示。

4. 分办 ─ 按校领导或部门领导对公文提出的办理意见，送各部门承办。办理意见应明确办理部门和期限。

5. 承办 ─ 承办部门收到交办的公文应及时办理，不得推诿、延误。对不宜由本部门办理的，应当说明理由及时退回校办。

第二十一条 校长办公室负责催办公流转中送领导批示或已交有关部门办理的公文。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第二十二条 公文办理完毕，应当根据《上海第二工业大学档案工作规定》，由公文办理部门负责整理、立卷、归档。

1. 整理、立卷：应当及时收集发文的定稿、正本、会签稿、重要修改稿；及时收集来文办理过程中有联系、特征和保存价值的材料，电报、传真复印件、电话记录随同文件一起立卷；及时收集领导讲话稿、工作计划、总结材料及会议文件等，保证材料的齐全、完整。

2. 联合办理的公文，原件由主办部门立卷、归档。其他部门保存复制件。

第二十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章，并视同正式文件妥善保管。

第二十四条 公文应当确定保管期限，并按规定移交学校档案室归档，个人不得保存应当归档的公文。

1. 机构撤销时，必须将应当归档的公文整理、立卷后，按规定移交档案室。

2. 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。需要归档的公文，合并前的按原机构整理、立卷、归档，合并后的按新机构整理、立卷、归档。

3. 工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按规定移交、清退。

第二十五条 没有归档价值和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以按规定销毁。销毁秘密公文应当进行登记，并由两人监销。

第二十六条 本办法由校长办公室负责解释。

第二十七条 本办法二○○九年十月修订，发文之日起施行。

附件：1. 上海第二工业大学公文格式

      2. 上海第二工业大学公文处理程序流程

      3. 校部机关行政部门和直属部门发文字号