一、外事办公室是学校外事接待工作的职能部门。其主要职责为：受理各院系、部门外事接待计划的申请；审核外事接待计划；协助并协调落实外事接待工作。

二、各院系、部门根据业务工作和对外合作需要提出外事接待工作计划，一式两份上报外事办公室。其中外方顺道来访原则上应提前十个工作日向外事办公室提出申请；外方专程访问，原则上提前一个月向外事办公室提出申请，由外事办公室审核后报校领导审批。

三、各院系、部门提出接待计划的同时，应附交拟定的具体接待安排，内容包括：
1．日程安排（明确时间，精确到小时）；
2．接待地点（明确会见地点及参观路线）；
3．接待人员（明确参加接待人员名单及分工）;
4．经费预算（明确学校、院系或部门承担部分）。

四、外事办公室接到各部门上报的接待计划后，在三个工作日内负责上报主管校长。

五、外事接待工作计划经校长批阅同意后由邀请部门具体实施。原则上，外事接待的申请提出部门即为外事接待的主要承办部门，外事办公室负责把握外事接待规范，协调相关部门做好外
事接待活动。

六、承办外事接待的主要部门应在外事接待活动后三个工作日内，向外事办公室提交外事接待总结报告及相关材料，由外事办公室负责汇总、归档。

七、外事接待工作的接待费用原则上由学校与承办部门共同承担。由校方支出的外事接待工作的接待费用在外事活动后的五个工作日内，由承办部门提供相关票据向外事办公室申请核销。